ペーパーレス会議を検討するうえでクラウドは如何に大切か

ペーパーレス会議

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ペーパーレス会議をするために必要なこと

ペーパーレス会議というのはその名のとおり、会議において紙の資料を使用せず行うというものです。では、実際にペーパーレス会議を行うために必要な準備などはどのように行い、どのような設備が必要になってくるかというとまずは、会議参加者分のタブレット端末やパソコンなど電子データを閲覧できるハードやクラウドが必要となります。
今は一人に対しパソコンが一台あるというのが一般的ですので、これに関しては、各個人が所有しているパソコン等を使用すれば問題ありません。次にペーパーレス会議を行うための会議室です。会議室には、大型のモニターやプロジェクターなど、会議資料を大画面で閲覧できるものが一つある方が望ましいです。なぜなら、ペーパーレス会議でよくあるのが、データが見つからない、開けないなどのトラブル、特にITに弱い人ですと、会議についていけないことも想定されます。
ですので、そういった人たちのためにも全員が見れるような大型画面があると良いです。と会議資料を格納するためのクラウドの運営です。ファイルの名称などはクラウドに保存する際にナンバリングなどを行い、会議参加者が迷わずすぐにファイルを開けられるようにしましょう。ナンバリングすることによって、ファイルを探すという時間の短縮が図れます。このようにしてペーパーレス会議の準備を進めていきます。ペーパーレス会議は紙などの資源やコスト削減につながりますので、ぜひとも導入していきましょう。

ペーパーレス会議で今までと違う会議を実現

紙の資料を使わないペーパーレス会議が企業の間で浸透しています。iPadに代表されるタブレット製品の広がりで紙の資料の存在意義がなくなってきているのが現状です。そこで今回はペーパーレス会議を実施していない企業やこれから実施しようという方にペーパーレス会議のメリットについて述べたいと思います。
まずペーパーレス会議の大きなメリットは会議の質そのものが挙がるということです。紙の資料ではなくタブレット端末で会議行うことにより、文字や数字の拡大、見たい資料をすぐに検索できるなどの効果が期待できます。会議資料などをタブレットで行った場合、見たい時に見たい個所を自由に見れるというメリットがあります。さらに普段の会議で見落としていた文字や数字も用意に拡大できるので、重要事項の見落としを防ぐことが可能になるのです。
また遠隔で会議をすることも可能になるのです。例えば東京に本社があり地方の支店と会議を行う場合に、会議資料をクラウド上で共有しておけば、音声やテレビ会議などの機能と連動させることにより、クラウドのおかげで遠隔での会議も容易になるのです。
そしてコストの面でも効果が期待できます。紙の資料のコストを削減することが容易になるのです。会議資料などはタブレット端末本体に保存してしまうか、セキュリティが心配ならばクラウド上に保存しておくことも可能です。紙の資料を作るコストや保管しておくコストを削減することが可能になるのです。

ペーパーレス会議のメリットは多い

ペーパーレス会議を行うことは、会議の資料作成時点で手間を省くことが出来るメリットがあります。紙を使わないことで印刷コストも同時に削減可能です。コスト削減面のみが注目されがちですが、他にも大きなメリットがあります。
セキュリティ面から考えた際に、ペーパーレス会議は情報漏洩防ぐ方法として注目されています。紙に印刷せず、クラウド上での情報へのアクセス権限を時間を区切って行うことが可能です。指定された期間以外にクラウドで参照できないようにロックをかけることも可能です。
さらに、ペーパーレス会議を行えば、同じ部屋に会議を行うメンバーが一同に会する必要がありません。遠隔地からもテレビ会議という形で参加することができるようになります。会議資料を実際に印刷して送付する必要がなくなるので、光回線を利用した高速通信によりテレビ会議を行えば、移動に伴う交通費さえも削減できるわけです。全国に支店がある会社にとっては、会議のためだけに出張コストがかかることを考えれば、クラウドで音声会議システムやテレビ会議システムを導入したとしても、ペーパーレス会議を行うメリットは大きいでしょう。ペーパーレス会議は、ランニングコストの面からも有利になるわけです。


クラウドを使用したペーパーレス会議
クラウドひとつで、いまの面倒な会議を効率よく行うことができますよ。効率化が進めば、より多くの仕事に着手でき、会社の発展もさらに加速します。発展を続けていきたいのなら、クラウドを使用したペーパーレス会議の導入は必須でしょう。

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