ペーパーレス会議を検討するうえでクラウドは如何に大切か

ペーパーレス会議

ペーパーレス会議を成功させるポイント

ペーパーレス会議とは資料を一切使わないで進めていく会議です。今までの会社の会議の概念には全くなかったこのペーパーレス会議を上手く会社の中で導入し、成功に導くためには、次のような点に注意することが重要です。まずは紙を使用しないことがどれだけコスト削減に有効かということを具体的な数字で周知することです。会議1回あたりに使用される紙の量と作成、印刷、保管等のコストを詳細な数字で提示したり、節約することができたりする時間についても分かりやすく周知してみましょう。
次にセキュリテイ面でも効果が高いことも周知しましょう。最初に紙の資料を事前に配布したり、会議後に参加者が持ち帰ったりすることには、常に紛失や盗難のリスクが伴うということ、代わりにタブレットを活用して資料を閲覧すれば、それらのリスクをほとんどゼロにすることができるということを順序立てて説明しましょう。
これらの点をしっかりとペーパーレス会議に参加する社員に分かりやすく周知することが出来れば、導入に対する抵抗感を取り除くことができ、共感を得やすくなるはずです。最後に会議を始める前には、必ず会議で使用する資料の提出方法について細かく説明しておくことも忘れないようにしましょう。これらの点に注意することがペーパーレス会議の導入を成功に導くためのポイントになります。

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